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吉林大学远程教育学院信息技术教学中心
档案管理办法 |
总 则
一、为了加强学院档案工作的科学管理，贯彻实施《中华人民共和国档案法》，充分发挥档案在学院管理和深化改革中的作用，特制定本办法。
二、学院形式的各类档案，既是学院工作、活动的真实历史记录，又是学院建设和发展的宝贵财富，档案工作是办好学院的重要基础工作之一，也是衡量我院教育质量及管理水平的一个重要标志。
三、档案工作必须列入各部门的职责范围和兼职档案管理人员的岗位责任中。
体制和任务
四、档案工作由行政院长主管领导。院办公室负责统一管理。各部门负责人分管本部门的档案工作。
五、实行部门立卷归档制度。院办公室设兼职档案员1人，负责全院性、综合性的文件、材料等立卷归档；各部门的档案兼职人员承办本部门的档案材料收集、积累、整理、立卷、归档工作。
六、院办公室档案工作的任务
1）对全院的档案工作实行统一指导，制定学院档案工作管理方法、规章制度及工作计划并组织实施。
2）负责对各部门移交的档案目录进行检查、鉴定并统一编制目录。
3）有计划的开展档案编制工作，为学院教学，教育活动开展服务工作。
4）对学院内各部门兼职档案员进行业务指导和督促检查。
5）档案保管要有防火、防盗、防潮、防虫等措施保障，对档案进行安全定期检查并记录在案。
七、各部门档案员的任务
1）负责本部门的文书工作和档案材料的收集整理，立卷归档工作。
2）组卷完毕，填写档案移交目录，向院办公室移交。
档案的管理
1）卷归档范围是记载和反映学院的重要职能活动，具有历史考查价值的各种类型（文学、教学、科研、开发、学生、后勤等）、各种载体（文字、图表、声像等）的历史纪录，都属归档范畴。
2）编号：按年度同一编制流水号码。
3）档案立卷归档时间：学院所有档案执行行政年度（即每年1月1日起至12月31日止）立卷归档时间为：每年4月底前完成。5月份移交档案目录及材料到院办公室。
档案的保管和利用
1）严格执行安全和保密制度。
2）建立档案借阅制度，积极做好档案利用和服务工作。 |
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